Personvernerklæring
Personvernerklæring Smil-Foto AS
1. Det er daglig leder i Smil-Foto som til enhver tid har behandlingsansvar.
2. Formålet med å be om personopplysninger ut over det som allerede er definert som offentlig informasjon (Barnets navn, klasse/avdelingstilhørighet og bostedsadresse) er at foresatte skal kunne motta informasjon om at det skal tas bilder av barna, samt at de skal kunne se dem i etterkant. Tilbydere av skole- og barnehagefoto plikter å informere foresatte i forkant av fotograferingen, slik at de kan reservere seg hvis de ønsker det. Uten tilstrekkelig informasjon via digitale flater er det ikke mulig å informere hverken i forkant eller i etterkant av fotograferingen.
3. Behandlingsgrunnlaget for å innhente opplysningene er for å kunne oppfylle en avtale inngått mellom Smil-Foto AS og våre samarbeidspartnere; skoler og barnehager. Dette har hjemmel i artikkel 6, nummer 1 bokstav B.
4. Fra Smil-Foto AS bes det om barnets navn, gruppetilhørighet (klasse/trinn/avdeling) og regissert bostedsadresse. Dette er offentlig informasjon, og man trenger ingen hjemmel for å få disse utlevert. I tillegg ber vi om e-post og mobil til begge foresatte. Dette har hjemmel i artikkel 6, nummer 1 bokstav B, og må innhentes for å oppfylle avtalen inngått mellom Smil-Foto AS og våre samarbeidspartnere. Disse opplysningene gjør at man vet hvilke barn man fotograferer, som igjen genererer en unik bildelenke per barn, som så kan sendes til foresatte. For å unngå at bilder av barna kommer på avveie er det svært viktig at vi innhenter alle opplysninger, og at alle opplysninger stemmer.
5. Personopplysningene hentes ut fra skolen og barnehagens egne systemer og kan lastes opp via en krypert uploader inn i vår leverandørs (Netlifet A/S) system. Her lastes de ned i vårt lokale fotoprogram, som gjør det mulig å gjenkjenne barnet vi fotograferer via navnet deres.
6. Personopplysninger oppgis skolen eller barnehagen ved oppstart, og våre samarbeidspartnere gir de videre til oss.
7. Smil-Foto AS utlever aldri opplysninger vi tilegner oss til en tredjepart.
8. Opplysningene kan slettes av de foresatte selv ved at man logger seg inn på www.smil-foto,com og går til Min side. Under kontoinnstillinger kan man redigere eller slette sin informasjon. Vår kundeserviceavdeling kan også hjelpe til med dette, ved at man sender en e-post til kundeservice@smil-foto.com. Opplysningene oppbevares trygt på en server i den tiden det er lovpålagt å oppbevare opplysninger i henhold til regnskapsregler.
9. Vi i Smil-Foto AS forholder oss til Norsk lov, og følger alltid de retningslinjer personvernloven gir oss. Alle i Norge har rett til innsyn i egne opplysninger hvis de ber om dette, og de kan selv slette sine kontaktopplysninger på våre nettsider når de er logget inn. Endringer kan også gjøres ved at de kontakter vår kundeservice; kundeservice@mil-foto.com eller ringer Smil-Foto AS på telefon: 66812210.
10. Hvordan sikres opplysningene? Når en skole eller barnehage skal sende informasjon til Smil-Foto AS kan dette gjøres via en kryptert uploader der skolen eller barnehagen legger inn informasjonen som så genererer en beskjed til mottaker, Smil-Foto AS, om at informasjonen er sendt. Listen legges inn i systemet slik at informasjonen knyttes til den fotograferte. All informasjon som sendes via internettbrowsere og API’er er beskyttet av TLS kryptering og sertifisering. All tilgang til personlige opplysninger er beskyttet via autentisering og autorisasjon.
11. For spørsmål rundt personvern, ta kontakt med kundeservice@smil-foto.com ring 57 88 35 10, eller logg deg inn på din Smilkonto (e-postadresse og selvvalgt passord), gå til Min side og gjør slettinger eller endringer av opplysninger der.
12. Endringer knyttet til GDPR og andre oppdateringer vedrørende behandling av personopplysninger vil oppdateres ved behov.
Lillestrøm 20.06.18